我局专利业务办理系统上线后，发现部分专利申请电子用户提交的申请文件因文件格式不符合规范，造成文件进入我局审查系统后出现损坏或无法打开，给申请人的权益造成影响。为减少该问题的产生，帮助用户正确制作专利电子申请文件，特发布本指引，请专利电子申请用户按照以下要求制作并提交申请文件。
一、XML格式文件
用户应使用专利业务办理系统编辑器编辑提交XML文件。
1. 字符集
编辑XML文件，应使用GB18030-2005字符集范围以内的字符，不应使用自造字。
2. 图片
图片或照片分辨率应为72-300DPI。说明书附图的图片格式应为JPEG、TIF两种格式，图片大小不应超过165mm x 245mm，图号应以文字形式表示，不应包含在图片中；外观图片或照片应为JPEG格式，图片大小不应超过150mm x 220mm。上述图片或照片分辨率应为72-300DPI，换算像素为467.7像素*694.4像素- 1948.8像素*2893.7像素。TIF格式文件的压缩方式必须为Group 4。
3. 数学公式和化学公式
在表达数学公式、化学公式中的上、下角标时，应使用 定义上标文本， 标签定义下标文本。例如：“H2O”应写为“H2O”，“23”应写为“23”。XML文件中复杂的数学公式、化学公式，应以图片方式提交。
4. 表格
XML文件中的N×M表格及表头有合并单元格的表格，可以用编辑器编辑提交，其他表格应以图片方式提交。
5. 段号和权项号
新申请XML文件中的说明书段号和权项号由系统自动生成。
申请后提交的XML格式文件说明书段号应以4位数字编号；权利要求书权项号应以阿拉伯数字编号。
二、MS-Word、PDF格式文件
1. 版本
以MS-WORD、PDF格式提交申请文件及相关文件，MS-WORD文件应为Microsoft Office2007及之后版本的“.docx”格式，或者Microsoft Office2003及之前版本的“.doc”格式；PDF文件应为符合PDF Reference Version 1.3(含)以上版本规范的文件。
2. 权限
MS-WORD文件不应该设置密码保护、文档保护功能，PDF文件应具有打印权限，不应设置加密功能。
3. 字符集
应使用GB18030-2005字符集范围以内的字符，不应使用自造字。
4. 图片
单个图片应限定在单页内，不能跨页显示。图片和文字不能设置悬浮格式或相互叠放。
5. 版式要求
说明书不应添加任何形式的段落编号，文档页面设置应为纵向A4大小。关于字体、规格、行距、页面设置等文件版式应符合《审查指南》相关要求。
6. 其他要求
MS-WORD、PDF文件中，不应含有水印、宏命令、嵌入对象、超链接、控件、审阅、注释、批注、文本框、自选图形、域对象等内容，不能使用修订模式。
三、系统操作规范
1. 制作符合规范的专利电子申请文件
推荐使用Adobe Acrobat软件编辑、制作和保存PDF文档。使用OFFICE办公软件或其他第三方PDF转换器输出PDF文件，文件可能存在损坏、格式错误、乱码等不符合上述PDF规范的情形，应使用Adobe Reader软件打开并全面检查。
2. 导入案卷包或者上传文件预览检查后再提交
在专利业务办理系统导入案卷包或者上传MS-WORD、PDF文件后，应使用编辑预览功能页面检查：
（1）MS-WORD、PDF文件文件是否正常，如文件预览失败或系统推送错误信息，应检查文件是否存在损坏、格式错误、加密、乱码等情形，重新制作、上传符合上述MS-WORD、PDF规范的文件。
（2）页面信息是否存在错填、漏填等问题，确认文件内容无误后再签名提交。
3. List.xml文件描述与案卷包内文件内容应当一致
List.xml文件中的相关勾选项选择的内容选择与实际案卷包相对应的实体文件信息不一致，如选择了某些勾选项，但是案卷包内没用对应的文件代码表格。举例说明：
在新申请List.xml文件中记录有实质审查请求书，但是提交案卷包内没有提交实质审查请求书（代码110401）。
4. 文件应当符合电子申请数据标准规范和批量接口规范
用户制作文件时，应遵守专利申请请求类表格和电子申请数据标准规范，关注系统校验规则及表格数据结构标准调整通知，并及时了解修改内容，提前做好自身内部管理系统调整对接的准备，避免出现以下问题：
（1）信息勾选项不符合定义，勾选项数据标准为：0为不勾选，即未选择数据项；1为勾选，即选择数据项。如在导入案卷包List.xml勾选项中插入空格、其他数字或字符等冗余数据，影响系统判断勾选真实意图。
（2）申请号信息中错误插入“ZL 申请号”或者委内编号等信息，导入系统后未经预览检查即提交，此类错误数据影响文件审查分配。
（3）电子申请的请求书内容需要补正的，仅针对缺陷部分提交补正书或者陈述意见，不需要提交请求书替换页。
更多表格数据结构标准、校验规则和操作规范请关注后续发布的通知。
国家知识产权局专利局 智能化系统升级工作组 2023年5月25日
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